Le traitement des cotisations sociales TNS est souvent un point délicat surtout lorsque l’on débute en comptabilité. Dans cet article nous allons détailler l’ensemble des étapes à respecter pour traiter le cycle Social-TNS le plus simplement possible. Nous vous proposons également au téléchargement une feuille Excel qui permet de calculer la provision pour cotisations définitives dans une entreprise à l’impôt sur le revenu.

A noter toutefois que ce petit tuto ne s’applique qu’aux Entrepreneurs individuels et Sociétés imposées à l’impôt sur le revenu qui sont artisans, commerçant, ou professions libérales non réglementées et dont l’exercice social coïncide avec l’année civile.

1. Enregistrer et contrôler le paiement de cotisations URSSAF

Lors de chaque paiement cotisation URSSAF il faut procéder à l’enregistrement dans le compte 431 Organisme sociaux- URSSAF TNS.

Exemple : Supposons que le paiement des cotisations intervienne trimestriellement soit 5 000€ le 5 Février 2020, 5 000€ le 5 Mai 2020, 6 000€ le 5 Août 2020 et 6 000€ le 5 Novembre 2020.

Dans le journal de banque on aura donc les écritures suivantes :

Pour s’assurer du bon enregistrement Il est nécessaire d’effectuer un rapprochement entre la comptabilité et l’échéancier de cotisation de l’URSSAF. Il faut donc additionner le total de la colonne A. avec le total de la colonne B. (voir échéancier ci-dessous) soit dans notre exemple 20 000€ + 2 000€ = 22 000€ et le comparer ensuite au solde du compte hors à nouveau (il est très important de ne pas tenir compte des à nouveau dans un premier temps nous y reviendrons un plus tard) qui doit également être de 22 000€ (débiteur).

2. Enregistrer les cotisations provisionnelles 2020 et contrôler la régularisation 2019

Nous avons donc vérifié que tous les paiements de cotisations étaient enregistrés en comptabilité et qu’ils correspondaient à l’appel de cotisations.

Il est maintenant temps de passer aux différentes écritures de reclassement et de bilan.

Jusqu’à présent nous n’avons constaté aucune charge relative aux cotisations TNS nous avons simplement alimenté le compte de tiers correspondant. Il faut donc effectuer un reclassement en utilisant l’appel de cotisations 2020 (Annexe 2) et la régularisation de cotisation 2019 (Annexe 1) de l’URSSAF. Cela consiste à débiter les comptes 646. (charges personnelles de l’exploitant), 637810 ( CSG déductible), 108 (CSG non déductible), 633. (Contribution à la Formation Professionnelle) et à créditer le compte 431. (Cotisations URSSAF TNS).

Dans le journal d’opérations diverses à la fin de l’exercice on aura donc les écritures suivantes :

 Le rapprochement entre l’annexe 2 et la comptabilité s’effectue comme suit :

⁽¹⁾Montant total des cotisations

(2) Montant « total des cotisations sociales personnelles obligatoires »Le montant se situe sous le tableau au niveau du       troisième renvoi

(3) La CSG non déductible correspond à la différence entre la ligne CSG/CRDS et le montant de la CSG déductible (5 590 – 3 919 = 1 671)

(4) Il suffit de reporter le montant indiqué au niveau de la ligne « Contribution à la formation professionnelle »

Comme vous pouvez le voir nous avons passé deux écritures. La première pour l’appel de cotisations provisionnelles 2020 et la seconde pour la régularisation de cotisations 2019. Si les choses ont été bien faites cette régularisation a été constatée dans la comptabilité de l’année 2019 en tant que charge à payer afin de respecter le principe de séparation des exercices.

Au 31/12/2019 dans un journal d’opérations bilan qui s’extourne nous avions donc l’écriture suivante :

Attention ! Encore une fois il ne faut pas passer cette écriture en 2020. C’est simplement pour en expliquer l’origine dans un but pédagogique. Nous verrons plus tard comment calculer cette provision en prenant pour exemple l’exercice 2020.

Puis au 1^er Janvier 2020, dans un journal d’extourne, vous devez avoir l’écriture inverse soit :

La régularisation correspond à la différence entre les cotisations provisionnelles 2019 (basées sur les revenus 2018) et les cotisations définitives 2019 (basées sur les revenus définitifs de 2019 connus à la clôture du bilan).

Encore une fois il est nécessaire de vérifier que l’écriture pour charge à payer qui a été passée en 2019 est juste et d’effectuer un rapprochement avec l’Annexe 1 du document URSSAF. Le compte 4386 doit correspondre à ligne « Total » de la colonne « Montant de la régularisation » soit 2 000€, le compte 646. quant à lui doit être égal à la ligne « Total cotisations sociales personnelles obligatoires » de la même colonne soit 1 294€. En ce qui concerne la CSG on constate qu’il n’y a qu’une seule ligne qui regroupe la CSG dite « déductible » et celle dite non « déductible ». Pour retrouver ces montants il suffit d’utiliser un produit en croix :

Le montant de la CSG déductible dans notre exemple sera :

702€⁽¹⁾ x (9,7% – 2,9%)⁽²⁾ / 9.7% = 492 €

⁽¹⁾ Montant total de la CSG dans la colonne « régularisation »

⁽²⁾ Taux de la CSG/CRDS – Taux de la CSG non déductible

Pour trouver la part de CSG non déductible il est possible d’effectuer la soustraction « CSG totale – CSG déductible » ou de remplacer dans la formule précédente le taux « 2,9% » par « 6.8% » soit 210€.

3. Contrôle du bon enregistrement par vérification du grand livre

A présent il est temps de prendre un peu de recul et de voir à quoi ressemblent nos comptes à présent.

On voit que les comptes 431. URSSAF TNS et 4386 Charge à payer URSSAF TNS sont bien à zéro.

Dans le grand livre au 31/12/2020 on a :

En ce qui concerne les comptes 646. Charges sociales TNS, 637810 CSG déductible et 633. FPC il ne reste plus que le montant figurant dans l’appel de cotisations 2020 (voir Annexe 2).

4. Calcul et enregistrement de la provision pour cotisations définitives 2020

Toutes nos écritures d’extourne et de reclassement ayant été passées et les vérifications ayant été faites nous allons maintenant pouvoir calculer le montant de la régularisation de cotisations 2020 à provisionner au bilan.

Pour rappel, la régularisation 2020 correspond à la différence entre les cotisations provisionnelles déjà calculée par l’URSSAF et les cotisations définitives qui seront calculées une fois que les comptes annuels 2020 auront été arrêtés et transmis à l’URSSAF.

Toute la difficulté réside dans la particularité de la provision URSSAF dans une entreprise à l’impôt sur le revenu. En effet, la provision dépend du résultat fiscal 2020 et du solde du compte de cotisations URSSAF présent au bilan. Si vous prenez ces chiffres pour déterminer le montant de votre provision et que vous la comptabilisez cela fera varier votre résultat fiscal ainsi que le solde de vos cotisations URSSAF… Vous comprenez le problème ? En procédant de la sorte c’est le serpent qui se mort la queue pas de provision sans résultat définitif et pas de résultat sans provision définitive. Alors comment faire ?

Nous vous proposons une solution toute simple (et gratuite) pour calculer votre provision. Il s’agit de notre feuille de calcul Excel (disponible ici) qui va effectuer un très grand nombre de calcul pour finir par trouver le montant exact de la provision. Une fois que vous avez terminé votre bilan il vous suffit de reporter votre résultat fiscal et le solde de cotisations URSSAF dans notre feuille de calcul et le tour est joué !

Pour utiliser la feuille de calcul vous devez sélectionner le statut du travailleur artisan ou commerçant en (1). Puis vous devez renseigner (2) le résultat N-1 (en incluant le montant des lois Madelin) et des cotisations déductibles déclarées à l’URSSAF en 2019 (Annexe 1). Enfin en (3) vous devez renseigner le résultat comptable 2020 que vous venez de calculer, les différentes déductions et réintégrations fiscales, le montant des lois Madelin et enfin le montant des cotisations sociales URSSAF dans les comptes 2020.

Supposons que le résultat comptable de 2020 soit de 50 000€. Une fois les informations renseignées le montant de la régularisation apparaît dans la dernière colonne du tableau de droite (1). C’est à partir de cette colonne que l’on va pouvoir passer l’écriture de charge à payer. Une fois l’écriture enregistrée il sera possible de faire un rapprochement entre le nouveau résultat fiscal issu des états financiers et le résultat calculé dans la feuille de calcul (2).

L’écriture de régularisation sera donc la suivante :

Maintenant que nous avons passé toutes nos écritures nous avons dans les comptes le montant des cotisations définitives qui seront appelées par l’URSSAF quand la DSI 2021 (revenus 2020) sera reçue. Il faut donc que le solde de nos comptes corresponde à notre tableau Excel de cotisations définitives 2020.

Dans nos comptes on a donc au 31/12/2020 :

A présent il ne reste plus qu’à plus vérifier que le résultat fiscal qui doit être :

• Résultat comptable avant provision + Réintégration Extra Comptable – Déduction Extra Comptable – Provision URSSAF (cotisations URSSAF obligatoire + CSG déductible) = Résultat fiscal définitif

Soit dans notre exemple :

50 000€ – ( 621 + 425) = 48 954€

Ce qui correspond au résultat dans notre tableau (2).