La prise en charge de la comptabilité d’une agence immobilière qui pratique la gestion locative est souvent un point délicat lorsque l’on débute. Par où commencer ? Et Comment enregistrer les différentes opérations dans le but de contrôler la cohérence de la balance des fonds mandants puis de remplir l’attestation demandée par les assureurs (garantie financière).

1. L’enregistrement comptable des honoraires de transaction

Dans une agence immobilière on distingue généralement trois types d’honoraires. Les honoraires de transaction, de gestion locative et de syndic. Dans cet article nous allons nous concentrer sur les deux premiers types d’honoraires.

Les honoraires de transaction se gèrent indépendamment des honoraires de gestion et leur enregistrement est semblable à n’importe quel type de vente « classique ». Cependant, il est important de porter une attention toute particulière aux honoraires comptabilisés et encaissés à proximité de la date de clôture de l’exercice social. Le principe de séparation des exercices s’applique certes à l’ensemble des produits et charges comptabilisés au bilan mais il est bon de rappeler le principe qui définit la date à laquelle doivent être comptabilisées les commissions sur les ventes immobilières. L’article 6 de la loi Hoguet du 2 Janvier 1970 prévoit que les honoraires ne sont dus que lorsque la vente a été « conclue et constatée dans un acte écrit contenant l’engagement des parties ». En d’autres termes c’est la date de signature de l’acte notarié qui fixe la date de comptabilisation. Cette position a d’ailleurs été réaffirmée en 2012 par la Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes.

En pratique il faut donc effectuer un rapprochement entre les factures enregistrées en fin d’exercice et les actes du notaire. Par ailleurs, ce travail est à réaliser également sur les factures émises au début de l’exercice suivant. De même l’analyse habituelle d’éventuels comptes clients créditeurs reste indispensable afin de détecter les éventuelles commissions qui n’auraient pas été facturées et, ou, enregistrées. Enfin, un contrôle des sommes perçues au titre des honoraires de vente, à minima par une revue du relevé bancaire du compte de transaction du mois qui suit la clôture de l’exercice, permet de s’assurer encore une fois que tous les honoraires ont bien été comptabilisés sur la période.

Exemple :

Supposons qu’une agence immobilière ait reçu trois encaissements en début d’année 2021 sur le compte bancaire de transaction :

• 12 000€ le 3 Janvier 2021
• 6 000€ le 4 Janvier 2021
• 8 000€ le 6 Janvier 2021

Après vérification il apparaît que les encaissements du 3 et du 6 Janvier 2021 correspondent à des ventes réalisées en 2020. La signature de l’acte authentique chez le notaire étant survenue respectivement le 22 et le 28 Décembre 2020. L’encaissement de 6 000€ correspond quant à lui à une vente réalisée en 2021.

Au 31 Décembre 2020 nous aurons donc les écritures suivantes :

2. L’enregistrement comptable des honoraires de gestion et principes de fonctionnement

Le but de cette section est d’apprendre à utiliser les informations issues d’un logiciel de gestion immobilière afin de les intégrer en comptabilité.

Il faut savoir que ces logiciels génèrent automatiquement les écritures à partir des informations renseignées par l’utilisateur. A titre d’exemple, chaque mois l’écriture qui constate le loyer dû par le locataire est créée, de même que celle qui constate les honoraires facturés au propriétaire. Le plus important pour la personne en charge du dossier comptable est donc de savoir de quelles informations il a besoin, comment doit-il les interpréter, les intégrer en comptabilité et vérifier leur cohérence.

Avant d’aller plus loin une brève explication sur le fonctionnement de la gestion locative permettra une meilleure compréhension de la suite de cet article. Les loyers dus par les locataires sont enregistrés au débit dans des comptes de « Tiers débiteurs » (46711). Ces comptes vont fonctionner de la même manière que des comptes « clients ». Ils vont ensuite être crédités lorsque le locataire va régler son loyer. A noter toutefois que les locataires ne représentent pas à proprement parler des clients pour l’agence immobilière. L’agence ne fait que collecter des sommes d’argent pour le compte du bailleur afin de les lui reverser ultérieurement. Les sommes reçues sont ensuite enregistrées au crédit d’un compte « tiers créditeur ». Ces comptes vont fonctionner de la même manière que des comptes « fournisseurs ». Ils vont ensuite être débités lorsque les sommes seront reversées aux propriétaires et les honoraires d’agence facturés.

Le schéma ci-après reprend le principe de fonctionnement de la gestion locative en listant les flux, les comptes et les écritures en jeu :

Attention les comptes utilisés par défaut peuvent varier d’un logiciel à l’autre. De même les cautions versées peuvent être placées dans des comptes différents des comptes locataires.

En plus des honoraires sur les loyers il existe des honoraires qui sont directement facturés au locataire. C’est le cas par exemple des frais d’agence facturés au locataire lors de son entrée (droit au bail, état des lieux, …). Dans ce cas de figure il n’y a que trois écritures celle qui constate la dette du locataire (46711 D / 401 C), le paiement (512 D / 46711 C) et les honoraires d’agence (411 D / 706 + 4457 C).

3. La comptabilisation et le contrôle de la balance des fonds mandants

La comptabilisation des honoraires de gestion doit se faire mensuellement car il faut pouvoir collecter la TVA. A partir d’un état récapitulatif des honoraires de gestion semblable à celui présenté ci-après.

En comptabilité on aura donc les écritures suivantes :

En plus des honoraires nous devons comptabiliser les sommes versées par les locataires et dues aux propriétaires (fonds mandants). Il faut utiliser un grand livre issu du logiciel de gestion afin de pouvoir passer les écritures.

On aura donc en comptabilité, au titre des fonds mandants, les écritures suivantes :

Note : Les écritures doivent être enregistrées dans un journal qui s’extourne.

 A noter que le compte « 46713 » représente les honoraires facturés mais non virés sur le compte de fonctionnement de l’agence immobilière. Ce montant doit être égal au solde des comptes 411 honoraires de gestion en comptabilité. C’est d’ailleurs lorsque des virements sont effectués depuis le compte bancaire de gestion vers le compte bancaire de fonctionnement que les comptes 411 sont soldés en comptabilité.

Cette écriture permet également d’effectuer un contrôle supplémentaire. En effet, chaque agence immobilière doit détenir à minima sur son compte bancaire de gestion une somme égale ou supérieure aux « Comptes propriétaires » et au « Solde des honoraires de gestion non versés » diminuée des « Comptes Locataires » ce qui est bien le cas dans notre exemple.

Dans certains cas il peut être impossible d’équilibrer l’écriture. L’écart peut être dû à des recettes et des dépenses payées ou encaissées à tort sur le compte bancaire de gestion (frais bancaires, fournisseurs réglés pour le compte de l’agence, …). Si l’erreur est détectée en cours d’année il est possible d’effectuer les virements nécessaires pour l’annuler. En revanche si l’erreur est détectée après la clôture de l’exercice il faudra constater les différents paiements et encaissements dans l’écriture des fonds mandants pour l’équilibrer.

A partir des éléments présentés dans ce tuto il va également être possible de préparer les informations nécessaires pour remplir les attestations de représentation des fonds mandants et de pointe des fonds détenus.