La gestion de la caisse est souvent un point délicat en comptabilité surtout lorsque les règlements en espèces représentent une part importante des encaissements. C’est d’ailleurs pour cette raison que la Loi de Finance 2018 a rendu obligatoire l’utilisation de caisses enregistreuses certifiées. Cette obligation concerne toutes les ventes faites à des clients non enregistrés, typiquement les ventes effectuées au détail et dans les commerces de proximité que ce soit dans les restaurants, les salons de coiffure, les boulangeries, … Le logiciel intégré dans la caisse doit garantir l’intégrité des données enregistrées. En d’autres termes il ne doit pas être possible, entre autres, d’ajouter, de supprimer ou de modifier les dates des recettes.

Cependant, ces logiciels ne corrigent pas les erreurs qui peuvent survenir lors de la saisie manuelle des informations par l’utilisateur (vendeur, serveur, …). C’est souvent la comptabilité qui permet de faire ressortir certaines incohérences et d’ensuite les corriger. Nous allons voir dans la suite de cet article la manière de détecter ces anomalies en comptabilité pour s’assurer que les comptes sociaux soient les plus fidèles et sincères à la réalité économique. Cependant, il est obligatoire de comprendre, dans un premier temps, le fonctionnement du cycle « ventes/clients » dans une entreprise munie d’une caisse enregistreuse.

1. Principes de fonctionnement

La bande Z (ticket Z) et la comptabilisation du chiffre d’affaires

Une caisse enregistreuse équipée de logiciel va produire ce que l’on appelle une bande « Z » ou ticket Z. Il va y avoir plusieurs bandes « Z ». En effet, il existe une bande « Z » journalière qui va être incluse dans une bande « Z » mensuelle qui elle-même sera incluse dans une bande « Z » annuelle. A la fin de chaque journée il faut effectuer une clôture de la caisse ce qui va avoir pour conséquence de créer une bande « Z » journalière. De même chaque clôture qu’elle soit mensuelle, annuelle ou par exercice comptable va produire une bande « Z » en conséquence.

C’est à partir de cette bande « Z » que le chiffre d’affaires va être comptabilisé. De manière générale voilà à quoi ressemble un ticket « Z » standard :

En bas du ticket on voit également qu’il y a une répartition des recettes encaissées par type de règlement. Nous allons également avoir besoin de cette information pour enregistrer notre écriture dans le journal de vente qui sera la suivante :

Attention dans la restauration il existe d’autres produits soumis à TVA ce sont les avantages nourriture dont bénéficient les salariés. L’écriture est passée avec l’écriture de paie (64. Avantage en nature brut au débit et 791 Avantage en nature déduit et le compte de TVA correspondant). Il est généralement admis que les restaurants réalisent 85% de leur chiffre d’affaires au taux de TVA à 10% et 15% au taux de TVA à 20%. Les avantages en nature versés aux salariés seront donc soumis à la TVA selon cette répartition.

Le journal de caisse et la comptabilisation des règlements

Maintenant que les recettes ont été comptabilisées il va falloir comptabiliser les divers encaissements sur les journaux de trésorerie afin de solder les comptes 58 que nous venons de comptabiliser.

Règlements en espèces

Commençons par le journal de caisse. En plus de la bande Z il est obligatoire d’avoir un brouillard de caisse. Dans ce brouillard vont être notés toutes les sommes encaissées uniquement en espèces mais aussi les dépenses (fournisseurs réglés en espèces) et l’argent déposé à la banque. Les nouvelles caisses proposent une gestion informatisée de ce brouillard; il y a encore beaucoup de personnes qui le tiennent à la main.  Voici un exemple d’extrait de brouillard de caisse :

Dans le journal de caisse on aura les écritures suivantes :

Cette écriture va venir solder le compte 5811 « Recettes Espèces » qui doit être à zéro à la fin du mois. On voit l’apparition du compte 5801 « dépôt d’espèces » qui sera soldé lors de la saisie du journal de banque au moment du versement sur le compte.

Règlements CB

En ce qui concerne les règlements cartes bleues il y a deux choses auxquelles il faut faire attention :

• Les commissions sur les encaissements
• Le délai d’encaissement des remises CB

L’établissement financier qui collecte les règlements CB va reverser un montant net de commissions. C’est donc ce montant qui va apparaître sur le relevé bancaire mais il faut garder à l’esprit que pour solder le compte 5812 « Recettes Cartes Bleues » il faut comptabiliser les recettes brutes. A chaque remise carte bleue on aura donc :

Exemple : supposons une remise de carte bleue d’un montant de 250€ net (commissions 15€ HT soumise à TVA)

D’autre part il existe un délai entre les encaissements cartes bleues et leur apparition sur le compte bancaire. De plus, les encaissements de plusieurs journées peuvent être regroupés en un seul versement sur le compte c’est pourquoi il est possible que le compte de 5812 « Recettes Cartes Bleues » ne soit pas soldé à la fin du mois.

Règlements Ticket Restaurant

Le traitement des titres restaurant est quasiment le même que celui des cartes bleues car les sociétés qui gèrent les tickets restaurant facturent elles aussi des commissions dont il convient de tenir compte. L’écriture sera donc la même que pour les remises CB.

Les commerçants déposent leurs titres restaurant à intervalles réguliers. Il faut donc en fin d’exercice effectuer un comptage des tickets non déposés et vérifier que le montant brut correspond au solde du compte 5814 « Recettes Tickets Restaurant ».

2. Contrôles et vérifications à effectuer

Nous allons lister un certain nombre de contrôles au niveau de la comptabilité qu’il peut être intéressant d’effectuer pour s’assurer de la cohérence et de la vraisemblance des cycles vente et trésorerie.

Vérifier la bonne comptabilisation du chiffre d’affaires

La première étape consiste à vérifier que tout le chiffre d’affaires de l’exercice a bien été comptabilisé. Il est souvent conseillé de réaliser sur un ou deux mois un rapprochement entre les bandes Z journalières et mensuelles. Cela permet de donner un certain degré d’assurance sur les données issues du logiciel de caisse. Dans le cas ou aucun écart n’est constaté il faut ensuite comparer le chiffre d’affaires issu de l’ensemble des bandes Z mensuelles et de la bande Z annuelle.

Vérifier le solde des comptes 58.

Un autre élément à contrôler est le solde des comptes 581. Les sommes inscrites dans ces différents comptes doivent se lettrer au fur et à mesure de l’année. Une écriture non lettrée après un ou plusieurs mois doit entraîner une vérification car il est probable que cela soit le signe d’une erreur. Plusieurs cas sont possibles :

• Un ou plusieurs comptes sont débiteurs :

Cela peut signifier soit que trop de chiffre d’affaires a été constaté au niveau de la caisse enregistreuse par rapport aux sommes réellement encaissées mais il se peut également que tous les encaissements n’aient pas été enregistrés. En effet, il est conseillé dans ce cas de vérifier la chronologie du brouillard de caisse afin de s’assurer que toutes les recettes espèces aient été reportées. A partir des jours habituels d’ouverture de l’entreprise il est assez facile de s’apercevoir s’il manque une ou plusieurs journées de recettes qu’il convient alors de rajouter au brouillard.

Attention toutefois il est tout à fait normal qu’en fin d’exercice certains soldes soient débiteurs. Comme nous l’avons vu dans certains cas il peut y avoir un décalage dû aux délais bancaires, aux dépôts des tickets restaurant et des chèques. Néanmoins, il est strictement interdit de laisser des comptes « 58 » non soldés au bilan. Il faudra, après avoir justifié l’ensemble des soldes (solde des tickets restaurant non déposés, remises CB de l’exercice encaissées dans les premiers jours de l’exercice suivant, …), reclasser individuellement chaque compte débiteur dans un sous compte du « 5112 » pour qu’ils puissent être lettrés lors du prochain exercice.

• Un ou plusieurs comptes sont créditeurs :

Dans ce cas il n’y a pas assez de chiffre d’affaires qui a été constaté par rapport aux encaissements reçus. Tout d’abord il faut commencer par vérifier que tous les encaissements qui ont été comptabilisés sont bien des recettes liées à l’exploitation (chèque lié à un remboursement d’assurance, virement suite à la vente d’une immobilisation, …). Si après cette vérification il demeure toujours un écart, il est fréquent de parvenir à la conclusion qu’une partie du chiffre d’affaires a été omis et de rajouter une écriture dans le journal de vente afin de constater cet oubli de manière à pouvoir solder les comptes 58.

• Certains comptes sont débiteurs, d’autres créditeurs mais ils s’équilibrent

Une autre erreur qu’il est possible de rencontrer est une interversion des modes de règlement saisis sur la caisse enregistreuse. Il suffit alors d’effectuer un simple reclassement entre les différents comptes 58. une fois que les soldes de chacun d’entre eux son justifiés.

Le contrôle du solde de la caisse

Enfin, le dernier élément à contrôler est le solde de la caisse. Ce solde est censé demeurer relativement constant surtout si l’activité évolue peu. Un solde anormalement élevé est souvent le signe que certains prélèvements en espèces ou règlements fournisseurs n’ont pas été notés sur le brouillard de caisse. Par ailleurs, AUCUNE caisse ne peut présenter un solde créditeur. Dans ce cas il peut s’agir d’une fraction de chiffre d’affaires non comptabilisée mais retirée ou déposée en banque.