On continue dans la révision comptable et on s’attaque aujourd’hui au cycle charges. Le but, comme toujours, est de comprendre comment aborder le cycle sereinement et de se familiariser avec la logique à appliquer pour avancer rapidement. Les points abordés sont les notions de bases à maîtriser pour être en mesure de se sentir à l’aise sur n’importe quel dossier et de pouvoir s’approprier le raisonnement afin de s’adapter aux particularités rencontrées dans la comptabilité de chaque entreprise.

1.- Le travail préalable à la révision du cycle charges

Avant de se jeter dans les travaux de révision on va se poser une question qui peut paraître bête mais mieux vaut être sûr de quoi on parle. Qu’entend-on généralement par cycle de charges ? Ce sont les comptes de classe 6 (évidemment 😊) mais pas dans leur intégralité. Sont généralement exclus les comptes liés aux impôts et aux taxes (CFE, TF, CVAE, IS…) ces comptes formeront à eux seul un cycle distinct, on mettra également de côté les charges exceptionnelles, financières et certaines autres charges non déductibles ou qui présentent un caractère particulier. Les comptes de la classe 6 qui sont liées aux charges de personnelle (rémunérations et cotisations) formeront leur propre cycle. On se retrouve donc grossièrement avec les comptes de la classe 6 compris entre les 60xx et les 62xx.

Maintenant que nous avons défini le cycle on va voir le travail de préparation qu’il faut faire en amont En effet, avant d’effectuer tout travail sur le cycle à proprement parler, il est indispensable de s’assurer de deux choses :

• Tout d’abord vérifier la présence des écritures d’A-nouveaux et d’extournes. En ce qui concerne les A-nouveaux il est fort probable, même quasiment certains si vous avez correctement contrôlé vos précédents cycles, qu’ils soient présents. En effet, il s’agit de la reprise en début d’exercice des comptes de bilan tels qu’ils figuraient à la clôture du dernier exercice. Par contre, il existe une catégorie d’écritures qu’il est plus facile d’oublier ce sont les écritures de « bilan » ou écriture de chevauchement. Ce sont des écritures saisies en fin d’exercice et que l’on va « contrepasser » ou « extourner » en début d’exercice. C’est-à-dire que l’on va en quelque sorte annuler l’écriture en inversant le débit et le crédit. On reviendra sur l’utilité et le contrôle à effectuer sur de telles écritures plus loin dans cet article. Mais sachez qu’il est très facile d’oublier de les contrôler et de perdre du temps sur vos travaux. Alors méfiance ! Voici à quoi ressemble ce genre d’écritures

• Deuxième étape vérifier que les travaux sur le cycle fournisseurs ont été correctement réalisés. Certains cycles impactent directement un ou plusieurs autres cycles ce qui est ici le cas du cycle fournisseurs.

Note : D’une manière générale toujours chercher le lien entre un compte de charge et un compte de bilan. La saisie d’un compte 401xxx fournisseur va de pair avec celle d’un compte de la classe 6. C’est le cas pour tous les cycles (411xxx avec les comptes de classe 7, 512xxx avec 401, 000)

Si la révision des vos fournisseurs n’est pas terminée il y a de fortes chances d’avoir des factures manquantes ou en doublons présentes dans vos journaux d’achat et donc obligatoirement des erreurs sur vos comptes de charges. Cela peut sembler une perte de temps mais tous les travaux effectués en amont vous épargneront de longues heures de travail à faire et défaire vos travaux à chaque oubli. De même vous aurez au préalable contrôlé vos comptes de trésorerie avant de valider vos fournisseurs (voir article cycle fournisseurs)

2.- Le travail de révision à proprement parler

Maintenant on est prêt pour entrer dans le vif du sujet et on va faire le tour des principales vérifications à faire sur le cycle.

1.- Le travail sur la balance

Le premier travail consiste à faire ce que l’on appelle une revue analytique. Cela revient simplement à faire une vérification rapide par la simple visualisation des comptes. Le plus facile est d’éditer une balance comptable des comptes concernés. Le but est d’analyser chaque compte un par un sans entrer dans le détail des écritures. Comment faire me direz-vous ? En comparant les soldes d’une année sur l’autre (d’où la nécessité d’imprimer une « balance comparative » où figurent les chiffres de l’année passée) c’est déjà un bon début.

Mais pourquoi ne pas tout simplement ouvrir un extrait du compte en question et regarder les écritures ? Tout simplement parce que le fait d’avoir « le nez » sur le compte peut paradoxalement vous faire rater des choses. Une variation du solde du compte permet d’avoir une sorte de vue d’ensemble.

Exemple : Un compte fournitures administratives qui passe de 400€ à 6 000€ doit attirer l’attention. Cela ne veut pas dire qu’il y une erreur mais il faudra se poser plus de questions afin de comprendre cette soudaine variation.

Cette notion est d’ailleurs applicable tout au long de vos travaux de révision. Le fait d’alterner entre une vision globale via les états financiers (bilan, compte de résultat) et une vision plus rapprochée via un extrait de compte ou un journal est le meilleur moyen de « s’approprier » un dossier. C’est de cette façon en dégrossissant d’abord le trait puis essayant de comprendre les points essentiels que l’on peut avancer efficacement.

2.- Le travail sur le grand livre

Vous avez fait votre revue, tout va bien il n’y a rien qui à première vue paraît anormal ou alors vous avez noté les comptes sur lesquels il faudra être plus attentif. Il est désormais temps de mettre les mains dans le cambouis et de passer en revue tous les comptes dans le détail.

Et pour cette étape pas de secret il faut de la patience et de la persévérance 😉. Il faut ouvrir un grand livre et « descendre » les comptes de classe 6 un par un dans l’ordre pour ne pas les oublier (exceptés ceux que l’on a au préalable exclus).

On regarde ces comptes d’accord, mais pour quoi faire ?  Toujours la même chose ou presque finalement. L’analyse d’un extrait de compte (grand livre) doit permettre :

• De s’apercevoir d’erreurs d’affectation plus ou moins grossières par la lecture des libellés d’écriture. Vous avez un libellé « Leroy merlin » au milieu d’un compte 6261 – Téléphonie ? Peut être serait il bon de jeter un œil et de revenir sur votre journal d’achat et de reprendre vos pièces comptables 😊? Rien de bien compliqué juste du bon sens.

• Deuxième contrôle, regarder si toutes les écritures du compte ont bien été saisies et s’il n’y a pas de doublon. Ce contrôle est d’autant plus important lorsqu’il y a des écritures passées à une fréquence bien définie. Cela regroupe tous les loyers aussi bien l’immobilier que le matériel, les abonnements divers et tous les contrats avec des factures récurrentes au mois, ou trimestre et autre fréquence.

Exemple : Un loyer mensuel doit comporter… 12 échéances. On matérialise le contrôle en mettant une petite note dans le grand livre par exemple « ok 12 échéances » de cette manière on sait que le travail de vérification a été effectué.

• Enfin, c’est aussi l’opportunité d’alimenter votre dossier de révision et d’effectuer un autre type de contrôle. Rappelons déjà ce que signifie alimenter un dossier : c’est le fait de joindre à votre dossier de travail des éléments qui viennent « valider » vos travaux. Rajouter des notes de travail est un moyen de le faire et ajouter des copies de factures et autres pièces comptables en est un autre. Attention ce n’est en pas accumulant les factures dans tous les sens que votre dossier va s’en trouver amélioré. Mais rajouter une ou deux factures par compte permettra à celui qui va passer après vous de se faire une idée du dossier et du travail qui a été fait et là c’est déjà plus intéressant.

Cette habitude est d’autant plus utile lorsque le montant de la dépense en question présente un aspect « significatif ». Oui mais à quel moment une dépense devient-elle significative ? Quel montant fixe la limite ? En fait il n’y a pas réellement de montant c’est surtout à vous de définir ce seuil en fonction de l’entreprise concernée. Je m’explique une facture de 10 000€ HT peut être très significative pour une entreprise qui réalise 30 000 HT € d’achats sur une année mais très peu pour celle qui en réalise 5 millions !

3.- La séparation des exercices et les autres contrôles

Après le raisonnement global, voyons des points légèrement plus techniques car on ne peut pas traiter le cycle des charges en comptabilité sans aborder la notion de séparation des exercices. C’est un principe selon lequel on doit rattacher à un exercice comptable toutes les charges qui s’y rapportent. On doit donc veiller à ne pas inclure des charges qui concernent un autre exercice. Facile vous me direz, il suffit de regarder la date de la facture et le tour est joué. He bien non dans certains cas ce n’est pas suffisant et on va voir de suite pourquoi.

1.- Les charges constatées d’avance

L’idée est toute simple mais il est parfois compliqué dans la masse d’information du bilan comptable de penser à cette notion et une erreur est vite arrivée. Le plus simple est encore de voir un exemple.

Si vous avez un fournisseur auprès duquel vous avez souscrit un service que vous consommez toute l’année et qui vous adresse tous les ans une unique facture annuelle. Comment faire, Vous me répondrez j’enregistre la facture reçue pour l’année ! Non car il est peu probable dans ce genre de cas que la périodicité de la facture soit alignée sur l’année civile.

Exemple : Si vous souscrivez un contrat au 1er Avril votre première facture adressée à cette même date inclura des périodes à cheval sur deux exercices si l’entreprise clôture au 31 Décembre.

La solution ? Passer l’écriture correspondant à votre pièce comptable dans son intégralité dans le journal d’achat puis saisir une écriture de « charge constatée d’avance » dans un journal qui s’extourne. Cette écriture va venir annuler les charges rattachées à l’exercice suivant si bien que l’on aura ceci :

En comptabilisant notre facture annuelle on va avoir dans notre copte 6162 Assurance des charges liées à notre exercice (du 1er Avril au 31 Décembre) mais aussi des charges qui appartiennent à l’exercice suivant (1er Janvier au 31 Mars de l’exercice suivant). Ainsi avec une écriture de charge constatée d’avance on « annule » la charge correspondant à la période du 1er Janvier au 31 Mars de l’exercice suivant et on ne conserve que la partie qui se rattache à l’exercice.

2.- Les charges à payer

On a vu ce que l’on devait faire pour ne pas comptabiliser des charges qui ne se rapportent pas à l’exercice sur lequel on travaille. Cependant, il existe également le cas inverse. Une charge est à comptabiliser sur l’exercice mais aucune pièce comptable reçue avant la clôture ne permet sa comptabilisation (la facture est reçue en Janvier de l’année suivante dans l’exemple ci-dessous). On va alors passer une écriture de « charge à payer » pour y remédier. La technique cette fois ci c’est d’inscrire directement la quote-part de charge rattachée à notre exercice dans un journal qui s’extourne à partir d’une pièce envoyée par le fournisseur en N+1 (exercice qui suit la clôture).

Note : Pour les charges constatées d’avance et les charges à payer on va au début de l’exercice suivant réaliser une extourne de l’écriture passée en fin d’exercice précédent. C’est-à-dire que l’on va avoir la même écriture mais dans le sens inverse. En effet, on va comptabiliser la facture reçue en début d’exercice comme n’importe qu’elle autre facture et notre écriture d’extourne va venir « neutraliser » la charge si bien que dans le compte concerné on aura 550€ au débit du compte 6152 Entretien (avec la comptabilisation de la facture) et 550€ au crédit du compte (avec l’extourne de notre charge à payer au 1er Janvier N+1).

4.- Les autres contrôles

Il y a un dernier contrôle à effectuer lorsque l’on travaille sur ce cycle qui est d’une certaine manière transversale à plusieurs cycles. Il faut d’un côté s’assurer que toutes les dépenses sont bien déductibles d’un point de vue fiscal et vérifier si certaines dépenses ne peuvent pas être considérées comme des formes de rémunération (avantage en nature) qui de fait seraient soumises à cotisations.

1.- Vérifier la déductibilité des dépenses

Il est un principe évident dont on n’a pas encore parlé ; c’est vérifier la déductibilité des dépenses engagées. D’un point de vue global toute dépense engagée doit l’être dans l’intérêt de l’entreprise. Ceci étant dit il y a d’autre règles qui viennent limiter la déductibilité fiscale d’une dépense.

Tout dépense qui dépasse le seuil de 500€ HT ne doit pas être comptabilisée en charge et doit être comptabilisée comme une immobilisation. Cette limite ne concerne pas les achats destinés à la revente. Le principal compte concerné pas cette vérification est le compte 6063 « petit matériel ».

Certaines dépenses ne peuvent tout simplement pas être déduites. C’est le cas par exemple des amendes mais aussi des dépenses qui ont un plafond de déductibilité tels que les locations de véhicule de tourisme. Tout cela va faire l’objet d’un retraitement fiscal. Il convient donc d’anticiper cela et de l’inscrire dans ses notes de révision qui seront utiles pour traiter le cycle « impôts et taxes diverses ».

2.- Avantage en nature

Certaines dépenses sont admises en déduction mais ont la particularité d’être considérées comme une forme de rémunération. Cela comprend les différents logements loués par l’entreprise et mis à la disposition des salariés ainsi que les véhicules et autres tickets restaurants. La présence de l’une de ces dépenses doit immédiatement entraîner une vérification sur la partie cycle social (personnel). En effet, il faut s’assurer que ces dépenses ont bien été soumises à cotisations sociales. Bien que cela ne concerne pas directement la partie comptable, la révision est un bon moyen de s’assurer que l’entreprise est en règle auprès de l’URSSAF et des différents organismes sociaux.

Voilà pour le traitement du cycle charges mais n’hésitez pas à consulter les autres articles traitant des autres étapes de la révision comptable.