Aujourd’hui on part sur un nouveau cycle qui est l’un des plus courts celui des emprunts. On va voir les étapes indispensables pour traiter le cycle de manière efficace et les outils les nécessaires. Le plus important est de garder à l’esprit que vous devez faire les vérifications qui s’imposent tout en restant le plus compréhensible possible et c’est valable à chaque fois. On ne fait pas une révision pour soi-même mais celui qui va vous relire, vous succéder et puis rappelez-vous que dans un, deux ou peut être trois ans ce qui vous paraît évident aujourd’hui vous semblera sans doute plus difficile à comprendre quand le temps sera passé. Alors il ne faut jamais être avare en note et commentaires explicatifs pour faciliter la lecture de celui qui aura le privilège de passer après vous ! 😉

Avant de foncer tête baisser faisons un petit rappel sur l’objet d’un contrôle que l’on va faire. Cela peut paraître évident dans le cas précis mais c’est une habitude à prendre pour avancer sereinement et anticiper les éventuels oublis ou travaux inutiles.

1.-Quels comptes sont concernés ?

Les comptes que l’on va aborder sont les suivants :

• 164x emprunts
• 661x charges d’intérêts
• 616x assurances sur emprunt
• 1688 intérêts courus

Vous pouvez les identifier sur votre balance comptable où les noter dans un coin pour vous aider à garder votre cap. Comme toujours le but va être de vérifier que ce que vous avez dans votre comptabilité correspond bien à la réalité. Pour se faire on va utiliser les pièces comptables correspondantes qui vont nous servir pour nos travaux.

2.-Notions et rappels

Avec si peu de documents vous vous dites que le travail devrait être simple ? Et vous avez entièrement raison. Le seul prérequis est d’être à l’aise à les notions de capital et d’intérêt et de savoir lire le tableau d’emprunt. Pour ceux qui ont besoin d’un petit rappel on voit ça tout de suite 😊

Quand votre cher banquier vous prête une somme d’argent vous devrez lui rembourser ce qu’il vous a prêté majorés des intérêts et d’éventuelles autres frais. Quand l’entreprise reçoit la somme prêtée voici l’écriture que vous aurez dans votre journal de banque

Puis chaque mois lorsque sera remboursé cela viendra en diminution de votre compte 164x mais attention pas pour l’intégralité de l’échéance ! La grande majorité des emprunts à échéance constante. Cela signifie que vous payerez la même somme tous les mois pour rembourser votre banque mais la part la proportion de capital remboursé et d’intérêts payés varie au cours du temps. Concrètement plus vous avancerez la part de capital remboursé sera importante dans une échéance et à contrario le part des intérêts diminuera d’autant.

Cela étant dit vous comprenez bien que vous ne pouvez pas directement passer le montant de la mensualité au débit de votre compte de trésorerie. Il faut faire ce que l’on appelle une ventilation de l’écriture. Cela signifie qu’on va, en se servant de notre tableau d’amortissement de l’emprunt, passer notre écriture en tenant compte du capital remboursé, des intérêts et des éventuels frais annexes. Notre écriture ressemblera donc en général à ceci :

3.-Quels contrôles à réaliser ?

Maintenant qu’on a revu les bases on peut attaquer notre révision.

• La première étape consiste à l’écran un extrait du grand livre pour chacun des nos comptes à contrôler (pour mémoire 164x, 661, 616).

• Le but étant ensuite de vérifier que le solde de nos comptes correspond effectivement à ce qui est noté dans le tableau d’amortissement de l’emprunt.

Le sommes passées au débit de votre compte durant l’exercice doivent correspondre au capital remboursé à la banque durant la même période. Le solde créditeur de votre compte doit lui correspondre au capital restant à rembourser sur les prochains exercices.

Si ces montants ne correspondent pas il faut revenir sur ses écritures et chercher à comprendre la raison de cet écart qui peuvent être :

• Une erreur de saisie (écriture manquante, erreur de ventilation, erreur d’affectation entre plusieurs emprunts par exemple).
• Une échéance impayée sur l’exercice
• Une renégociation de l’emprunt (un nouveau tableau d’amortissement doit être emis par la banque)
• …

Une fois les éventuelles corrections effectuées on revérifie les montants et bien entendu on matérialise son contrôle sinon c’est comme si vous n’aviez rien fait. Rien de bien compliqué cependant, on joint une copie du tableau d’emprunt que l’on annote ainsi que les extraits du grand livre et/ou de la balance.

Voici un exemple de ce qui peut être fait :

En sois pourriez-vous arrêter là mais comme vous êtes prévoyant vous allez faire un petit travail additionnel qui vous sera bien utile lorsque vous ferez votre liasse fiscale. Il faut séparer le capital restant dû à moins d’un an, celui du entre 1 et 5 ans et le capital restant dû à plus d’un an.

Vous pouvez compléter ce tableau ci-dessous qui est téléchargeable en format excel.

De la même manière vous devez contrôler les montant des intérêts comptabilisés sur l’exercice toujours à l’aide du tableau d’amortissement. Il est probable que l’échéance comprenne également une assurance sur emprunt, montant généralement fixe, qu’il faudra aussi vérifier.

4.-Les intérêts courus non échus

Pour comprendre cette partie il faut se souvenir de séparation des exercices qui prévaut en comptabilité. Cette notion n’est pas propre aux emprunts mais pour ce qui nous intéresse aujourd’hui cela revient à dire ma chose suivante ; il ne faut pas attendre qu’une échéance soit payée en banque pour comptabiliser les intérêts qui se rapportent à une période. Autrement dit si votre prêt est remboursé tous les 15 du mois en fin d’exercice tous les intérêts compris entre le 16 et la fin du mois ne seront pas pris en compte si vous ne passez pas d’écriture en complément de ce qui passe sur votre compte bancaire. Pour corriger cela vous allez ajouter une écriture d’intérêts courus non échus dans un journal de chevauchement, c’est dire un journal qui s’extourne à la date du dernier jour de l’exercice.

Le but est de déterminer la part intérêts de la première échéance de l’exercice suivant qui doit être rattaché à votre exercice. Il faut donc prendre le montant des intérêts de l’échéance qui suit la clôture de votre exercice et d’utiliser un prorata pour déterminer le montant à comptabiliser.

Avec la formule suivante :

Soit d la Différence de jours entre le dernier jour de l’exercice et la date de la dernière échéance de l’exercice

Et i le montant des intérêts de l’échéance qui suit la clôture de votre exercice

Alors    i  x  d / 30 = intérêts courus non échus

Note on divise toujours par 30 les mois comptables ont tous 30 jours et l’année comptable 360 jours et c’est d’ailleurs pour cette raison que les comptables vieillissent plus vite 😉

Sinon vous pouvez utiliser notre simulateur d’intérêts courus non échus

Votre écriture ressemblera à ceci :

5.- Les charges à payer

De la même manière et en utilisant la précédente formule et en remplaçant le mensualité d’assurance vous pouvez calculer les charges à payer de l’assurance sur emprunt. L’idée est exactement la même rattaché la charge que représente l’emprunt au bon exercice.

Seule l’écriture sera différente et sera :

6.-Les contrôles non liés aux comptes

Il existe des contrôles annexes à ceux faits sur les comptes. Il par exemple intéressant de vérifier si les contrats d’emprunt sont bien présent dans le dossier permanent ou encore de vérifier si la personne qui a souscrit à l’emprunt est vraiment habilité gérant, personne avec une délégation de pouvoir…

Il peut toujours exister des contrôles supplémentaires à faire sur votre dossier selon ses particularités mais le but est ici de voir les méthodes qui seront suffisantes pour vous rendre autonomes sur une grande majorité de révision.