On aborde aujourd’hui la révision du cycle personnel appelé aussi cycle social. C’est souvent un cycle qui fait un peu peur surtout pour les personnes qui n’ont jamais fait de bulletin de salaire. Mais vous allez voir qu’on peut tout à fait réviser le cycle personnel sans être gestionnaire de paie. Ça reste avant tout une révision classique qui ressemble à n’importe quel autre cycle. Le seul prérequis consiste à avoir quelques notions dans la lecture des états de paie et c’est tout.

1.- En quoi consiste la révision du cycle personnel

Il est important de définir ce qui fait partie de la révision comptable du cycle personnel et ce qui n’en fait pas partie. Tout simplement pour ne pas déborder sur le travail qui doit être réalisé par les professionnels de la paie. Gardez à l’esprit les deux principes de la révision ; effectuer un rapprochement entre les documents justificatifs et la comptabilité et s’assurer que les écritures sont en accord avec les règles comptables et fiscales.

Si on garde ce principe en tête, en quoi vont consister les travaux de révision ? C’est tout simple vous devez vous assurer que les documents issus du logiciel de paie coïncident avec ce qui a été comptabilisé. Ensuite il faudra réaliser le contrôle des soldes au dernier jour de l’exercice. Cela comprend les salaires restants dus ainsi que les sommes qui n’ont encore été réglées aux différents organismes sociaux.

On va séparer les travaux à réaliser en deux. Ceux qui concernent les comptes de charges, rémunérations et cotisations sociales d’une part, et ceux qui concernent les comptes de bilan, salaires dus et solde à devoir aux différents organismes sociaux.

2.- Les travaux sur les comptes de charges

Le premier travail à effectuer est le rapprochement entre le journal de paie et l’ensemble des comptes de rémunération. Concrètement vous devez éditer votre balance et/ou des extraits des comptes concernés. Quels sont les comptes concernés ? Il va s’agir des salaires bruts, des différentes primes et autres en avantages nature enregistrés dans les différents comptes 64.

Si vous avez compris le principe pour les rémunérations, vous saurez le faire pour les cotisations patronales car le méthode est quasiment identique. Seuls changent les documents utilisés pour le contrôle. Vous allez donc vous munir de l’état des charges pour l’année que vous devez réviser. Ensuite il vous suffit de rapprocher les montants avec ceux comptabilisés dans les comptes 645. Il s’agit des cotisations patronales d’URSSAF, de retraite, prévoyance et mutuelle. Et les cotisations salariales vous me direz ? Vous n’avez pas besoin de les contrôler, tout du moins pas directement car elles sont incluses dans les rémunérations brutes.

3.- Les travaux sur les comptes de bilan

1.- Les charges sociales

Maintenant que vous avez terminé vos travaux sur les comptes de charges, vous devez vous assurer que les soldes des comptes de bilan sont justes. De quoi va-t-il s’agir ? D’un côté vous avez les comptes liés aux salariés (c’est à dire les salaires, les acomptes, les prêts accordés au personnel ainsi que les éventuelles saisies sur salaire), de l’autre, les comptes liés aux organismes sociaux tels que l’URSSAF, la retraite, la MSA, la prévoyance, …

Comment doit on procéder ? Pour comprendre comment contrôler il faut rappeler le fonctionnement du processus de paie. Chaque mois les bulletins sont générés et sont, dans la plupart des cas, transmis aux différents organismes sociaux avant le 15 du mois qui suit, via la déclaration sociale nominative (DSN).

Exemple : Vous réalisez les paies du mois de Mars que vous allez transmettre aux caisses le 15 Avril au plus tard. Rappelons que la date de versement des salaires n’influe pas sur la date de déclaration des charges sociales.

Dans la quasi-totalité des cas le paiement est inclus dans la DSN ce qui va déclencher le paiement auprès des caisses à des dates et selon des périodicités qui leur sont propres ou qui dépendent de votre structure.

Exemple :

• L’URSSAF se paie au 15 du mois suivant (ou par trimestre sur option pour les TPE).
• La retraite se paie au 25 du mois suivant (ou par trimestre sur option pour le TPE).
• Les organismes de prévoyance se paient en général à 90 jours fin de mois.
• La Caisse des congés payés se règle 1 mois et 15 jours après la période des bulletins

Revenons maintenant à nos moutons. L’objectif est de contrôler votre solde comptable avec une pièce qui reflète ce que l’entreprise doit aux différentes caisses. Dans le cas normal il ne doit rester dans vos comptes que l’échéance en cours.

Supposons que vous souhaitiez justifier le solde de votre 431 URSSAF. Si l’entreprise règle ses cotisations au mois et qu’elle est à jour dans ses paiements vous ne devriez avoir que le montant des charges dues, relatives au dernier mois de l’exercice.

Exemple : Votre exercice se termine le 31 Décembre. Le solde de votre compte 431 doit est être égal aux cotisations URSSAF sur les salaires du mois de Décembre.

Pour justifier votre solde vous pouvez vous servir de votre bordereau de DSN (produit par votre logiciel de paie). Dans l’éventualité où il y aurait eu des soucis dans le traitement des DSN, typiquement un mauvais paramétrage qui entraîne des erreurs dans les sommes demandées par les caisses, ou des échéances impayées il est préférable d’utiliser un document produit par la caisse

2.- Les salaires

De la même manière que pour les organismes sociaux, vous allez devoir justifier les soldes liés aux salaires ce qui inclus :

• Les salaires en tant que tels (compte 421)
• Les acomptes et prêts accordés au personnel (compte 425 et 2743)
• Les saisies attribution et autres ATD (compte 427)

Le contrôle va se faire avec un document que nous avons déjà vu : le journal de paie. Mais cette fois-ci au lieu d’éditer le journal de paie sur l’année, vous allez restreindre la période au dernier mois de l’exercice. De cette manière le total de votre journal de paie devrait être égal au solde des salaires en comptabilité au dernier jour de l’exercice.

4-. Matérialisation du travail de révision et travaux annexes

Comme toujours il est essentiel de rédiger un document de travail ou tout du moins de matérialiser vos contrôles. Voilà à quoi pourrait ressembler une feuille de travail du cycle (télécharger la feuille de travail) :

En dehors de ces travaux qui concernent directement les rémunérations et cotisations il y d’autres contrôles dont nous n’avons pas parlé.

Chaque année les employeurs doivent cotiser à la médecine du travail. Les cotisations sont appelées et réglées une fois par an. L’enregistrement comptable se fait au moyen d’un bordereau qui varie selon l’organisme compétent mais qui ressemble à celui-ci :

Vous l’aurez vite compris, il faut à nouveau vérifier la concordance entre le bordereau d’appel et les sommes comptabilisées dans le compte 6475.

Cependant, il y a d’autres points plus spécifiques que nous n’aborderons pas dans cet article ; tels que les accords d’intéressements, les PERCO et autres PEE. Toutefois, les éléments présentés dans cet article sont suffisants pour traiter la grande majorité du cycle personnel de n’importe quel dossier d’une TPE.

Comme toujours voici à quoi pourrait ressembler la note de révision du cycle de révision personnel:

N’hésitez pas à consulter nos autres articles sur la révision comptable (révision des capitaux propres, révision des immobilisations).