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On continue notre série consacrée à la révision comptable et on s’attaque aujourd’hui au cycle immobilisations. Le lien vers l’article qui traite de la révision des capitaux propres est ici.

Dans cet article vous allez voir comment vous assurer de la cohérence du cycle immobilisations ainsi que la manière de le réviser facilement. Je préfère prévenir que j’ai délibérément choisi une approche pratique de la révision destinée à ceux qui débutent et qui veulent simplement faire leur bilan. Cela correspond au traitement standard que l’on réalise en cabinet comptable.

Sommaire:

1.- Immobilisations principe général

2.- Le travail de révision

          1.- La liste des immobilisations

          2-. Tableau amortissement

3-. Le dossier de révision (récapitulatif)

1.- Immobilisations principe général

Avant de commencer petit rappel sur ce qu’est une immobilisation. Il faut tout d’abord savoir qu’il existe une définition comptable et une définition fiscale que les gens confondent souvent. Si vous demandez à une personne ayant déjà fait un bilan ce qu’est une immobilisation il est très probable qu’elle vous réponde « ce sont tous les achats dont la valeur unitaire est supérieure à 500€ hors taxes ». Cela est vrai, mais c’est la définition fiscale. En comptabilité il faut utiliser la notion « d’avantages économiques futurs » pour savoir si on est bien en présence d’une immobilisation. Concrètement si vous achetez un véhicule pour les besoins de votre activité vous allez l’utiliser pendant plusieurs années ce qui constitue alors une immobilisation.

Toutefois, il est très fréquent d’utiliser uniquement la définition fiscale par souci de simplification. En effet, étant donné qu’il existe des divergences entre la fiscalité et la comptabilité cela supposerait d’effectuer de multiples retraitements extra-comptables. En définitive, en tant que comptable je ne peux pas vous conseiller de vous en exonérer mais sachez que la plupart des cabinets comptables adoptent cette « méthode » et qu’il est peu probable que cela vous soit reproché. C’est à vous de voir !

Note : Attention à ne pas confondre marchandise, achats non stockés, … et immobilisation. Ce n’est pas la nature de l’achat qui entraine son enregistrement en immobilisation mais l’usage que vous en faites. Reprenons l’exemple de la voiture. Si vous achetez un véhicule mais que vous avez une activité de concessionnaire alors il s’agira d’un achat destiné à la revente (compte 607xxx).

Ceci étant fait nous allons pouvoir passer à la révision proprement dite. La première étape consiste à vérifier que les immobilisations ont bien été comptabilisées (exhaustivité).

2.- Le travail de révision

1.- La liste des immobilisations

Comment faire ?

Lors de la saisie comptable il est conseillé, chaque fois que l’on enregistre une immobilisation, de conserver une copie de la facture et éventuellement du contrat afin de l’insérer au dossier de révision. Vous allez donc rapprocher ces factures avec la comptabilité pour vous assurer que vous avez n’avez rien oublié et que tout est cohérent (s’agit-il effectivement d’une immobilisation ?).

Et si vous en avez oublié d’en enregistrer et que vous n’avez pas fait de copie de la facture vous allez me dire ?

Le but n’est pas de contrôler une à une les écritures des journaux d’achats mais de procéder logiquement. Si vous n’avez pas comptabilisé une immobilisation au bon endroit où auriez-vous pu la comptabiliser ? Il est fort probable que votre immobilisation ait atterri dans un compte 606 ou encore 615. Vous allez donc éditer vos comptes à l’écran et vérifier qu’aucun montant ou fournisseur ne vous paraisse anormal. Qu’est ce qu’il faut entendre par anormal ? Cela dépend, mais globalement un montant très élevé par rapport au reste des achats du compte ou encore un fournisseur dont vous savez qu’il fournit des biens qui sont généralement des immobilisations sont autant d’indices.

Une fois terminé, vous allez établir une liste des immobilisations (les logiciels proposent généralement de générer cette liste automatiquement à partir du module immobilisation) et la rapprocher des mouvements débiteurs du cycle immobilisation. Voici un exemple:

Les acquisitions sont une chose mais il faut également penser aux sorties d’immobilisations. Le travail à réaliser est tout à fait semblable. A chaque fois que vous vendez ou que vous n’utilisez plus une immobilisation pour une raison ou une autre (hors d’usage, vol, remplacement). La différence réside dans le fait qu’il va falloir déterminer une plus ou moins-value lors de la sortie de l’immobilisation.

 Le montant de la plus ou moins-value sera :

Prix de cession – (valeur d’acquisition – amortissements/dépréciations

2-. Tableau amortissement

Une fois que vous vous êtes assuré que toutes les entrées et sorties ont été comptabilisées, vous pouvez éditer et joindre votre tableau des amortissements au dossier. Ce tableau va vous permettre de matérialiser le contrôle des dotations aux amortissements et dépréciations sur l’exercice ainsi que le solde des comptes 28 et 29. Vous pouvez utiliser le tableau d’amortissement disponible dans cet article.

3-. Le dossier de révision (récapitulatif)

Un petit récapitulatif sur la façon de monter votre dossier. Si vous souhaitez avoir plus d’informations sur la manière générale de traiter un cycle je vous invite à lire l’article sur la révision du cycle capitaux propres.

Il faut donc :

  • La liste des acquisitions et cessions munie des différentes factures. Pensez à faire un double pour le dossier permanent afin de conserver une trace des différentes immobilisations au cours du temps car certaines peuvent dater de l’immatriculation de la société.

  • La Liste des immobilisations et le tableau des amortissements avec le rapprochement comptable.

  • Une brève note sur les éléments marquants du cycle et les différents travaux réalisés. La note de révision pourrait ressembler à cela :

Vous connaissez désormais les étapes de base de la révision comptable appliquée au cycle Capitaux Propres. Les autres cycles seront traités dans d’autres articles à venir.