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Vous réfléchissez à embaucher un salarié pour la première fois mais vous hésitez car tout cela vous paraît un peu vague ? Je vais vous expliquer brièvement à quoi vous attendre avant de vous lancer.

L’embauche et le contrat de travail

 

Chaque embauche d’un salarié doit faire l’objet d’une déclaration auprès des services de l’URSSAF avant même que le salarié n’ait commencé à travailler pour vous. La démarche à effectuer est la Déclaration Préalable à l’embauche (DPAE) qui se fait directement sur le site de l’URSSAF. En cas de première embauche la DPAE va entraîner une affiliation automatique de votre entreprise à l’URSSAF en tant qu’employeur. A partir de ce moment-là, l’URSSAF attend de vous une déclaration mensuelle des salaires versés à vos employés qui va déterminer le montant des cotisations à payer.

Il faut savoir qu’un contrat de travail écrit n’est pas obligatoire cependant, Il est vivement conseillé de proposer un contrat de travail écrit à votre salarié. A défaut, en cas de litige le salarié sera par exemple automatiquement considéré comme étant en CDI.

Par ailleurs, avant d’établir un contrat vous pouvez proposer un « promesse unilatérale de contrat de travail ». Par ce contrat vous vous engagez à conclure un contrat de travail avec ce salarié pendant une durée limitée. Cette solution est à privilégier lorsqu’un salarié souhaite quitter un poste en CDI pour rejoindre votre entreprise. Cela lui offre la garantie qu’il trouvera bien un emploi après sa démission.

L’affiliation aux organismes sociaux

On l’a vu la DPAE entraine l’affiliation à l’URSSAF. Cependant, il y a d’autres organismes auxquels il va falloir vous affilier et à qui vous devrez reverser d’autres cotisations. Contrairement à l’URSSAF qui est commun à la grande majorité des employeurs les autres organismes sociaux vont différer selon votre secteur d’activité et surtout selon la Convention Collective applicable à votre établissement.

Mais vous allez me dire qu’est-ce qu’une convention collective ?
C’est un ensemble de règles particulières qui ne sont applicables qu’à un secteur d’activité donné. Des conventions collectives il y en beaucoup on peut citer celles du BTP, de la restauration, de la coiffure ou encore des agences immobilières.

Une fois que vous avez déterminé la convention collective qui est applicable à votre entreprise vous allez donc pouvoir être en mesure de savoir à quels organismes sociaux et fiscaux vous devez vous affilier.

 

– Retraite complémentaire : l’affiliation se fait lors de la première déclaration de cotisations sociales. Cela nécessite de savoir paramétrer correctement le logiciel qui va servir à l’envoi de vos déclarations.

– Prévoyance : Il s’agit d’un organisme qui va collecter des cotisations qui vont compléter les droits de vos salariés en cas de maladie, d’accident du travail ou décès. L’affiliation nécessite de remplir un bulletin d’adhésion au nom de l’entreprise et pour chaque salarié puis de paramétrer votre logiciel.

– Mutuelle de santé : Elle garantit une meilleure prise en charge des soins pour vos salariés. La méthode d’affiliation est la même que pour la prévoyance.

– Prélèvement à la source : il faut signer un mandat de prélèvement sur votre espace impôts.gouv professionnel afin que le paiement soit accepté.

 

Bulletin de salaire et cotisations sociales

Chaque mois vous devez remettre à vos salarié un bulletin de salaire sur lequel doit être indiqué notamment le nombre d’heures travaillées, le taux horaire, le net à payer, …
Le bulletin doit également mentionner le montant des cotisations calculées sur les salaires. Il y a deux types de cotisations. Les cotisations salariales ce sont celles qui sont déduites du salaire brut du salarié (salaire brut – cotisations salariales = salaire net avant impôts) et les cotisations patronales elles aussi calculées sur le brut mais à la charge de l’employeur.
Ces cotisations doivent être déclarées au plus tard 15 jours après la fin du mois via la Déclaration Sociale Nominative (DSN). La DSN est un fichier produit par le logiciel de paie qui va être transmis aux différents organismes sociaux. C’est aussi le dépôt de ce fichier qui va déclencher le prélèvement sur le compte de l’entreprise. Chaque organisme possède des dates limites de règlement qui lui sont propres et qui sont reprises dans le tableau suivant :

Les obligations d’affichage et de sécurité

En plus, des obligations contractuelles vous avez des obligations en matière de prévention et d’information envers vos salariés. Il est obligatoire d’adhérer et de cotiser à la médecine du travail, d’afficher le règlement intérieur de l’entreprise, de prévenir le harcèlement moral et sexuel, …

La fin du contrat de travail

Lorsqu’un salarié quitte votre entreprise vous devez lui remettre certains documents afin de garantir ses droits. Il faut donc, en plus du bulletin de salaire, remettre un certificat de travail et une attestation pôle emploi.

 

 

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