Nous nous attaquons aujourd’hui à la révision du cycle de TVA. C’est un cycle qui peut paraître un peu compliqué de prime abord lorsque l’on débute. Deux raisons à cela : d’une part la révision de ce cycle dépend beaucoup du travail déjà réalisé sur les autres cycles, d’autre part il nécessite  une bonne intégration de la législation en matière de TVA et une mise en application au travers de calculs, certes simples, mais assez nombreux.

Mais ne vous inquiétez pas après quelques essais cela devient très vite du travail de routine que vous ferez les yeux fermés. Comme toujours compréhension et méthode sont de mise et c’est ce que nous allons voir tout de suite !

1.- Avant de commencer la révision du cycle TVA

Je vous le disais en introduction de cet article on n’attaque pas la révision du cycle TVA n’importe quand. Je m’explique. De nombreux cycles ont un impact direct et une erreur dans l’un d’entre eux peut remettre en cause tous vos travaux sur la TVA. Idéalement il faut que vous ayez déjà révisé les cycles suivants :

• Fournisseurs
• Charges Externes
• Trésorerie
• Clients

Si vous ne le faites pas, imaginez que vous vous aperceviez que vous avez oublié de comptabiliser une facture client. Dès lors votre chiffre d’affaires va s’en trouver modifié et donc le montant de la TVA facturé sur l’exercice vous obligera à refaire tous vos travaux.

Deuxième chose avant de commencer : s’assurer que vous connaissez bien le dossier sur ses obligations en matière de TVA. En effet, les règles d’exigibilité sont différentes d’un dossier à l’autre de même qu’il existe de multiples périodicités en matière de déclaration (CA3 mensuel, CA3 trimestriel, CA12 annuel avec acomptes). Rappelez-vous que le choix de la périodicité se fait au moment de l’immatriculation de la société et qu’une fois enregistrée auprès de votre centre des formalités, le service des impôts dont vous dépendez vous fera parvenir ce que l’on nomme une « lettre d’accueil » sur laquelle vous trouverez les informations dont vous avez besoin notamment en matière de TVA.

1ère question à se poser : L’entreprise est-elle à la TVA sur les encaissements ou à la TVA sur les débits ? Si l’entreprise est à la TVA sur les encaissements cela signifie que la TVA va devenir exigible à chaque fois que ses clients vont effectuer un règlement. A contrario être à la TVA sur les débits signifie que l’exigibilité dépend de la facturation.

De manière générale retenez cette règle : les entreprises de prestations de services sont à la TVA sur les encaissements et les entreprises de livraison de biens sont à la TVA sur les débits.

Note : une entreprise à la TVA sur les encaissements peut opter pour les débits mais l’exigibilité concernant les acomptes demeure inchangée.

2.- Le contrôle de la TVA collectée

Pour contrôler la TVA vous devez respecter plusieurs étapes que nous allons détailler. Pour vous aider vous trouverez ici trois feuilles de calcul (que vous pouvez télécharger ici) dont nous allons nous servir pour illustrer nos explications.

La première étape consiste à remplir le tableau récapitulatif des déclarations de TVA de l’exercice. Les feuilles de calcul sont conçues pour des déclarations mensuelles mais rien ne vous empêche de l’adapter à votre cas.

Vous devez donc renseigner l’ensemble des bases de TVA collectée déclaré au cours de l’exercice sur les différentes CA3. Le tableau une fois complété devrait ressembler à ceci :

A partir de maintenant vous êtes en mesure de connaître le montant de TVA collectée et déductible déclaré sur l’année. Le but étant, comme toujours, de croiser les informations issues de la comptabilité avec celles issues des documents, dans notre cas, les déclarations de TVA.

Passons maintenant à la deuxième étape. A ce stade nous allons chercher à savoir s’il y a eu ou non des erreurs dans la saisie. Pour nous en assurer nous allons nous servir de la deuxième feuille de calcul (à télécharger ici).

Dans ce tableau vous allez renseigner deux choses : d’une part le chiffre d’affaires réalisé pour chaque taux de TVA collectée, d’autre part le solde de vos comptes de TVA collectée dans votre bilan à l’ouverture et à la clôture de l’exercice. Il est indispensable que vous ayez un compte de produits différents pour chaque taux de TVA sinon le tableau ne fonctionnera pas. Si ce n’est pas le cas je ne peux que vous conseiller de le faire au plus vite. Les informations issues du premier tableau vont être récupérées et vont permettre de déterminer si vos factures clients ont été convenablement enregistrées en ce qui concerne la TVA.

C’est aussi dans ce tableau que vous devrez renseigner le montant des factures, des avoirs à établir, des produits constatés d’avance et des charges pour créances irrécouvrables. Ces retraitements permettent de corriger le chiffre d’affaires réellement soumis à TVA. En effet, la TVA sur les factures à établir s’enregistre dans un compte spécifique (TVA sur FAE), l’écriture du produit constaté n’inclut pas la TVA. En ce qui concerne les charges sur créances irrécouvrables c’est un peu plus compliqué car cela se déroule sur plusieurs exercices (ce point sera traité dans un article sur la révision du cycle client à paraitre très bientôt).

A ce stade il y a deux possibilités.

Vous êtes à la TVA sur les débits, votre contrôle sur la TVA collectée s’arrête ici et le solde de votre compte de TVA doit normalement être nul (hors TVA sur FAE, …).

Autre possibilité vous êtes à la TVA sur les encaissements et le travail continue 😉. Comme je vous l’ai dit plus haut les entreprises qui sont à la TVA sur les encaissements vont devoir la déclarer à chaque fois qu’elle ont un règlement de leur client ce qui complique un peu les choses. Ainsi le solde de votre compte de TVA va dépendre de plusieurs choses dont les principales sont : le solde des comptes clients et les acomptes versés.

Alors comment fonctionne ce dernier tableau et à quoi sert-il au juste ?

La seule chose que vous allez avoir à faire dans ce tableau c’est de renseigner le solde de vos comptes clients, de vos clients douteux, de vos acomptes et beaucoup plus rarement des effets escomptés non échus. Attention toutefois, vous devez indiquer dans le deuxième cadre les soldes à l’ouverture et dans le troisième les soldes à la clôture.

Note : Vous devez prendre soin de toujours distinguer les comptes clients par taux de TVA et de les intégrer dans la colonne correspondante.

Allez on touche au but ! Il ne vous reste plus maintenant qu’à interpréter les résultats du tableau.

Dans le troisième cadre vous allez pouvoir voir si le montant de la TVA qui a été déclaré sur l’exercice correspondant est cohérent. S’il y a un écart, c’est-à-dire que vous n’avez pas assez ou trop déclaré, vous le verrez ici. Dans le 7ème cadre vous pouvez également contrôler si les soldes de vos comptes de TVA sont bons ?

Mais alors s’ils permettent de contrôler la même chose pourquoi est-ce qu’il y en a deux ? C’est tout simplement par sécurité. Le deuxième cadre effectue un contrôle à partir du chiffre d’affaires, du montant déclaré sur les CA3 et des soldes clients. Le septième cadre quant à lui utilise les soldes des comptes clients couplés aux soldes des comptes de TVA collectée. Deux chemins différents qui doivent vous permettre de parvenir au même résultat.

3.- Contrôle de la TVA déductible et autres contrôles liés à la TVA

On a vu les différents contrôles qu’il fallait réaliser pour la TVA collectée. Cependant, dans votre bilan il n’y a pas que de la tva collectée. On va donc voir maintenant comment contrôler la TVA déductible ainsi que la TVA intracommunautaire et la TVA auto liquidée.

1.- La TVA déductible

Lors de l’enregistrement de vos achats, vous avez normalement comptabilisé votre TVA déductible dans le compte 445661 (exception faite des achats non soumis à TVA). Cependant, de la même manière que pour la TVA collectée, la TVA sur les achats n’est pas obligatoirement déductible dès la réception de la facture.

Vous vous souvenez du principe d’exigibilité pour la TVA collectée ? Le principe va être exactement le même pour la TVA déductible. C’est d’ailleurs un principe général en fiscalité. Tout ce qui est déductible d’un côté est imposable de l’autre. Voyons ça avec un exemple :

Exemple : Je reçois une facture datée du 1er Février de mon fournisseur suite à l’achat de marchandises. Je déduirai donc la TVA sur la prochaine déclaration que j’enverrai au mois de Mars. Je reçois également une facture datée elle aussi du 1er Février d’un prestataire de service que j’ai réglé au mois de Mars. Je ne pourrai pas déduire la TVA sur la prochaine déclaration que j’enverrai au mois de Mars. Il faudra attendre la déclaration que j’enverrai au mois d’Avril.

Si vous avez bien suivi, vous devriez commencer à voir où je veux en venir. Vous allez devoir vous assurer qu’en fin d’exercice votre solde de TVA correspond bien à la TVA sur les factures de vos fournisseurs étant à la TVA sur les encaissements qui n’ont pas encore été réglées à la fin de l’exercice.

Le mieux pour faire ce contrôle c’est de prendre votre grand livre fournisseurs (si possible en ne prenant que les non lettrés) et de pointer tous les fournisseurs étant à la TVA sur les encaissements qui n’ont pas été réglés.

Supposons que votre grand livre des fournisseurs non lettrés à la fin de l’exercice ressemble à ça :

Votre contrôle du solde de TVA déductible :

Le solde de votre compte de TVA déductible devra donc être de 610.64€ à la fin de l’exercice.

2.- La TVA sur immobilisations

La TVA sur immobilisations est similaire à la TVA sur achat de biens et services à la différence qu’elle concerne… les immobilisations. Il est d’usage, en règle générale, de prendre la liste des acquisitions des immobilisations de l’année, de sommer les bases brutes des immobilisations soumises à TVA multiplier par 20% et de vérifier que la somme des mouvements débiteurs du compte de 44562 corresponde à ce calcul.

Une fois cette vérification faite, de la même manière que pour la TVA sur biens et services, vous vérifiez votre solde en distinguant les soldes des fournisseurs soumis à la TVA sur les débits et à la TVA sur les encaissements.

3.- La TVA intracommunautaire et la TVA autoliquidation

Concernant la TVA intracommunautaire et la TVA autoliquidation il est fortement recommandé d’utiliser des comptes de charges spécifiques de manière à pouvoir, comme pour la TVA sur immobilisation, faire un contrôle rapide avec un simple calcul soit :

Compte de charges avec TVA intra x 20% = TVA intracommunautaire

Note : N’oubliez pas que si vous avez un coefficient de déduction inférieur à 1, la TVA intracommunautaire déductible sera inférieure à la TVA intracommunautaire collectée.

4.- Ecriture de régularisation de TVA

On a parlé tout au long de cet article de vérifier les soldes des comptes de TVA, mais que se passe-t-il si à la fin on trouve effectivement une erreur ? Sachez tout d’abord qu’il est nécessaire de passer une écriture pour corriger votre solde. Vous ne pouvez pas vous contenter de dire j’ai trouvé mon erreur j’en ai déterminé le montant je peux donc m’arrêter là.

Il faudra donc corriger votre solde de TVA (collectée ou déductible) avec le compte 4458 « TVA à régulariser ». Vous passer votre écriture de correction dans un journal qui s’extourne (très important) à hauteur de l’écart constaté.

C’est parti pour un autre exemple :

A la fin de l’exercice le solde de mon compte de TVA collectée (4457) à 20% est de 3200€. Après mes différents contrôles je m’aperçois qu’en réalité il devrait être de 2700€. Je vais donc passer une écriture qui va venir corriger cet écart. Soit au débit le compte 4457 et au crédit le compte 4458 pour la différence soit 500€.

Note : Petite précision, corriger comptablement en fin d’exercice c’est une obligation, néanmoins cela ne vous empêchera pas de potentiellement vous heurter à l’administration fiscale qui pourrait considérer, si les montants en jeu sont importants et les erreurs répétées, qu’il y a une volonté de différer le paiement de la taxe et donc vous sanctionner…

Evidemment, vous vous doutez bien qu’une simple écriture ne va pas vous exonérer du paiement de la taxe. Ce serait trop simple 😉 S’il y a insuffisance de déclaration il faudra déclarer les sommes manquantes sur la première déclaration qui suit l’envoi de votre liasse fiscale. Cette déclaration se fera donc au cours de l’exercice suivant.

Note : en cas de trop payé vous pourrez, de la même manière, venir imputer ces sommes sur votre TVA à payer en prenant soin de respecter les règles relatives aux corrections (consulter la notice de votre formulaire).

Nous voilà au bout de cet article consacré à la révision du cycle TVA qui fût bien remplit. Comme toujours vous pouvez consulter nos autres articles sur la révision. A la prochaine.